Le processus de facturation fournisseur est une étape essentielle de la gestion des achats. Il consiste à vérifier la conformité des factures reçues par rapport aux commandes passées et aux livraisons effectuées, puis à les enregistrer et à les payer dans les délais impartis.
Un processus de facturation fournisseur efficace permet de réduire les risques d’erreurs, de litiges et de pénalités de retard, mais aussi d’optimiser la trésorerie et les relations avec les fournisseurs. Pour cela, il existe plusieurs bonnes pratiques à mettre en œuvre :
- Dématérialiser les factures : la dématérialisation des factures permet de gagner du temps et de l’espace, mais aussi de sécuriser les données et de faciliter leur traitement. Il existe plusieurs solutions pour dématérialiser les factures, comme le portail fournisseur, l’EDI ou la facture électronique.
- Automatiser le rapprochement : le rapprochement consiste à comparer les données des factures avec celles des commandes et des réceptions. Il peut être automatisé grâce à un logiciel de gestion des achats qui permet de détecter les écarts et de les signaler pour correction ou validation.
- Centraliser le suivi : le suivi des factures fournisseurs implique plusieurs acteurs, comme les acheteurs, les comptables ou les responsables budgétaires. Il est donc important de centraliser le suivi dans un outil commun qui permet de visualiser l’état d’avancement des factures, de relancer les fournisseurs ou les validateurs en cas de besoin, et d’éditer des rapports d’analyse.
- Respecter les délais : le respect des délais de paiement est un gage de confiance et de fidélisation des fournisseurs. Il permet aussi d’éviter les pénalités de retard ou les intérêts moratoires. Pour respecter les délais, il faut s’assurer que les factures sont traitées rapidement et que les modes de paiement sont adaptés aux besoins des fournisseurs.
En suivant ces conseils, vous pourrez optimiser votre processus de facturation fournisseur et améliorer votre performance achats.